Trámites a realizar cuando nos mudamos de oficina

Publicado: 28 de Octubre de 2020

Mudarse de una oficina no solo implica hacer cajas y ordenar escritorios, el responsable correspondiente de la empresa tendrá que solventar los cambios de los contratos energéticos. En este artículo te contamos cómo gestionar estos trámites sin que ello interfiera en el trabajo y la productividad de la compañía.

¿Cambio de titular o dar de alta los suministros?

Al alquilar o comprar un nuevo local pueden darse dos situaciones: que los suministros estén activos o no. En el primer caso habrá que solicitar un cambio de titular del contrato de luz y gas. Una gestión muy habitual y gratuita que se ofrece en numerosas ocasiones. El cambio de titular de alquiler con Iberdrola, Holaluz o Endesa se puede tramitar a través del teléfono o de forma online y se necesitará la identificación tanto del antiguo titular como del nuevo. El cambio de titular, tanto con Repsol, Iberdrola o cualquier compañía, tarda unos 14 días en ser efectivo.

Por otro lado, si los suministros están inactivos habrá que dar de alta la luz con EDP, Naturgy o la empresa que se desee contratar. En este artículo se explican los pasos a seguir para conseguirlo, ya que se contrate una tarifa de luz de Naturgy, Holaluz u otra compañía, las instrucciones son las mismas. Dar de alta la luz o el gas no es un proceso inmediato, se tarda entre 5 y 7 días en hacer efectiva esta activación. Por lo tanto, hay que planearlo antes de realizar la mudanza porque estos locales no estarán preparados para trabajar si no cuentan con electricidad. Asimismo, el alta cuesta un precio, no es como el cambio de titular que sí que es gratuito. El importe a abonar dependerá de la potencia contratada, dónde se ubique el punto de suministro y los kWs que se contraten, entre otros factores. Estos gastos se cobrarán en la primera factura que se envíe.

Consejos para la mudanza

A continuación, te damos varios consejos para realizar la mudanza de tu oficina de la mejor manera. Hay que evitar el estrés de los trabajadores y que este traslado afecte a la efectividad de la empresa:

• Planificación: el responsable correspondiente tendrá que organizar la mudanza y mostrar el calendario de tareas al resto de trabajadores. Un día se organizará la documentación a transportar, otro día los equipos electrónicos, etc.

• Limpieza: una mudanza es un buen momento para realizar una limpieza y eliminar documentos que ya no son útiles para la empresa. Eso sí, debido a la confidencialidad de estos papeles, lo mejor será triturarlos.

• ¿Cambio de muebles?: si, además del traslado, se van a comprar muebles nuevos para la nueva oficina, será conveniente donar o vender los anteriores. Así les daremos otra vida.

• Contratar una empresa: se puede solicitar presupuesto en diferentes empresas de mudanza y contratar a una de estas compañías. Aunque se trate de una oficina pequeña, puede ser que necesitemos trasladar muchos objetos.

• Indicar qué hay en las cajas: a la hora de empaquetar y hacer las cajas, habrá que indicar en los laterales qué es lo que contiene. Muy importante en caso de que haya objetos frágiles.

Lo cierto es que las oficinas están en constante evolución. De hecho, en la actualidad se está fomentando mucho el teletrabajo y esto hace creer que las oficinas tal y como las conocíamos van a sufrir más cambios. En este artículo se reflexiona sobre ello.